Tapahtumat

Tapahtumat-osio mahdollistaa sekä toistuvien että kertaluonteisten tapahtumien — kuten sosiaalisten tilaisuuksien ja ohjattujen tuntien — luomisen, hallinnan ja seurannan.

Thrilin tapahtumat-osio mahdollistaa yrityksen ylläpitäjien luoda, hallita ja seurata sekä toistuvia että kertaluonteisia tapahtumia, joita järjestetään urheilupaikassa. Näitä voivat olla yhteisötapahtumat, sosiaaliset tilaisuudet, ohjatut tunnit ja paljon muuta. Kaikki tapahtuman osa-alueet, lajista osallistujarajoihin ja hinnoitteluun, voidaan määrittää luomisen yhteydessä.

📋 Tapahtumien yleiskuva

Tapahtumat-sivulla näkyy lista kaikista luoduista tapahtumista sekä keskeiset tiedot:

Tapahtuman nimi ja laji
Tila (Julkaistu / Peruttu / Luonnos)
Päivämäärä ja kellonaika
Ilmoittautumisjakso
Vahvistettujen osallistujien määrä
Näkyvyys (Julkinen, Piilotettu tai Yksityinen)

Ylläpitäjät voivat suodattaa tapahtumia tai klikata tapahtumaa tarkastellakseen sen yksityiskohtia ja hallitakseen asetuksia.

Tapahtumat1

👁 Tapahtuman yksityiskohtainen näkymä

Klikkaamalla tapahtumaa avautuu tarkempi näkymä, jossa näkyy:

Tapahtuman tyyppi (Normaali, Sosiaalinen tai Tunti)
Sijainti ja laji
Hinta per osallistuja
Tapahtuman aikataulu
Ilmoittautumisen deadlinet ja muistutukset
Kuvaus ja osallistumisasetukset
Alennukset (jos käytössä)
Metatiedot (luoja, luontiaika, päivityslokit, tapahtumatunnus)

Ylläpitäjät voivat myös:

Muokata tapahtumaa
Kopioida tapahtuman
Peruuttaa tapahtuman
Ladata tapahtuman osallistujalistan CSV-tiedostona, josta näkyy myös osallistujien yhteystiedot

Tapahtumat2

🚫 Usean tapahtuman peruuttaminen kerralla

Voit peruuttaa useita tapahtumia kerralla suoraan tapahtumataulukosta:

Valitse tapahtumat taulukon vasemmalla puolella olevilla valintaruuduilla.
Taulukon yläreunaan ilmestyy valintatyökalu — avaa se ja valitse "Peru valitut tapahtumat".
Kirjoita tarvittaessa peruutusviesti, joka näkyy osallistujille.
Valitse palautusvaihtoehto maksaneille osallistujille.
Klikkaa "Vahvista peruutus".

Osallistujat saavat automaattisen ilmoituksen tapahtuman peruutuksesta.

↩️ Peruutetun tapahtuman palauttaminen

Jos tapahtuma on peruutettu vahingossa, voit palauttaa sen:

Etsi peruutettu tapahtuma tapahtumataulukosta (käytä tila-suodatinta tarvittaessa).
Avaa tapahtuman tietopaneeli ja valitse "Kumoa tapahtuman peruutus" toimintovalikosta.
Valitse tila, johon tapahtuma palautetaan:
- Julkaistu — ilmoittautuminen avoinna: avaa ilmoittautumisen uudelleen. Jos alkuperäinen ilmoittautumisaika on jo päättynyt, sitä mukautetaan automaattisesti päättymään tapahtuman alkamisaikaan.
- Vahvistettu — ilmoittautuminen suljettu: palauttaa tapahtuman avaamatta ilmoittautumista uudelleen.
Vahvista palautus.

Menneiden tapahtumien peruutusta ei voi kumota.

➕ Uuden tapahtuman luominen

Klikkaa "Luo tapahtuma", jolloin avautuu kolmivaiheinen luontiprosessi:

Aika ja sijainti
Perustiedot
Osallistujat

Tapahtumat3

⏱ Vaihe 1: Aika ja sijainti

Tapahtuman tyyppi:
- Normaali: tavallinen tapahtuma. Lajityyppi ja resurssit ovat molemmat valinnaisia. Jos käytössä on resurssikohtaiset osallistujarajat, resurssien valinta on pakollista.
- Sosiaalinen: ei vaadi lajia tai resurssia. Sopii kokoontumisiin tai muihin ei-urheilullisiin tapahtumiin.
- Tunti: toistuviin tuntiformaatteihin (esim. ryhmäliikuntatunnit). Toimii samoin kuin Normaali.
Lajityyppi: valinnainen kaikille tapahtumatyypeille. Auttaa asiakkaita löytämään tapahtumat lajin mukaan.
Resurssit: valinnainen monivalinta Normaali- ja Tunti-tapahtumille. Pakollinen vain resurssikohtaisia osallistujarajoja käytettäessä.
Linkki ulkoiseen urheilupaikkaan (valinnainen): jos tapahtuma järjestetään toisella urheilupaikalla, valitse se tässä. Tapahtuma näkyy molempien urheilupaikkojen listauksissa.
Tapahtumapaikka: vapaa tekstikenttä fyysistä osoitetta tai paikkaa varten (esim. "Kauppatori, Turku").
Sijainti kartalla (valinnainen): tarkempien koordinaattien asettaminen tapahtumapaikan sijainnille.
Aikataulu: määritä aloitus- ja lopetuspäivä sekä kellonajat.
Toistuvuus (vain luomisvaiheessa): valitse Vain kerran tai Toistuva tapahtuma. Toistuvalle tapahtumalle aseta tiheys (esim. joka N viikko tai kuukausi) ja toistojen lukumäärä.
Ilmoittautuminen: aseta ilmoittautumisen aukioloaika avautumis- ja päättymisajan avulla käyttäen esiasetettujen vaihtoehtojen pudotusvalikkoa (esim. "Heti", "1 viikko ennen") tai mukautettua päivämäärää.
Näytä tapahtuma ennen ilmoittautumisen alkua: jos käytössä, tapahtuma näkyy käyttäjille jo ennen ilmoittautumisajan alkua, jotta he voivat ennakoida ja valmistautua siihen.

✏️ Vaihe 2: Perustiedot

Tapahtuman nimi ja kuvaus
Tapahtuman ohjaaja (valinnainen): lisää ohjaaja, jonka nimi ja tiedot näkyvät tapahtumasivulla.
Tapahtumakategoriat (valinnainen): merkitse tapahtuma kategorioilla (esim. "Jooga", "Kahvakuula", "Vain jäsenille"), jotta käyttäjät löytävät sen helpommin.
Osallistujien määrä:
- Rajoittamaton: ei ylä- tai alarajaa (valinnainen minimi on mahdollista asettaa).
- Rajoitettu: valitse yksi kahdesta tilasta:
  - Yleinen minimiosallistujamäärä: yksittäinen minimi koko tapahtumalle.
  - Osallistujien vähimmäismäärä per resurssi: resurssikohtaiset minimi- ja maksimirajat. Resursseja voi lisätä jälkikäteen, mutta niitä ei voi poistaa tapahtuman luomisen jälkeen.
- Huom: jos minimiosallistujamäärää ei täytetä, tapahtuma perutaan automaattisesti.
Jonottaminen: salli varasijat. Jos paikka vapautuu, jonon ensimmäinen osallistuja siirretään automaattisesti mukaan ja hän saa ilmoituksen.
Tapahtuman hinta per osallistuja: syötä bruttohinta ja ALV-prosentti.
- Oikeus maksaa suomalaisilla liikuntaeduilla (vain Suomi): valitse, voiko osallistumisen maksaa suomalaisilla liikunta- tai kulttuurieduilla.
Alennukset: valitse käytettävät alennusryhmät tai jäsenyydet.
Sarjakortit: salli sarjakortinhaltijoiden käyttää korttiaan tapahtumaan ilmoittautumiseen.

👥 Vaihe 3: Osallistujat

Tapahtuman näkyvyys: hallitse, kuka löytää ja pääsee tapahtumaan:
- Julkinen: näkyy kaikille käyttäjille urheilupaikkasi Thril-profiilissa ja jakolinkin kautta.
- Piilotettu: ei näy urheilupaikkasi profiilissa, mutta kuka tahansa jakolinkin omaava käyttäjä pääsee tapahtumaan (myös kutsumattomia osallistujia).
- Yksityinen: ei näy profiilissa eikä jakolinkki anna pääsyä. Vain kutsutut osallistujat voivat päästä tapahtumaan.
Osallistujien näkyvyys: hallitse, näkyvätkö osallistujatiedot muille käyttäjille:
- Näkyvä: osallistujien nimet, profiilikuvat ja käyttäjätunnukset näkyvät muille käyttäjille.
- Piilotettu: osallistujatiedot piilotetaan muilta käyttäjiltä; osallistujat anonymisoidaan myös tapahtuman chatissa.
Kutsu osallistujia (saatavilla luomisen ja luonnosten muokkaamisen yhteydessä): hae ja lisää olemassa olevia Thril-asiakkaita suoraan.
Muistutusilmoitus: ajasta push-ilmoitus osallistujille ennen tapahtuman alkua (esim. 1 tunti, 1 päivä, 2 päivää ennen tai mukautettu päivämäärä/aika).
Kansikuva: lataa promokuva, joka näkyy julkisissa tapahtumaluetteloissa.
Sisäiset muistiinpanot: lisää henkilökunnan sisäisiä muistiinpanoja. Ei näy asiakkaille.

Klikkaa "Luo tapahtuma" julkaistaksesi tai tallentaaksesi luonnoksena.

🔄 Tapahtumasarjat

Kun luot toistuvan tapahtuman (valitsemalla "Toistuva tapahtuma" aikatauluvaiheessa), Thril ryhmittelee kaikki tapahtuman esiintymät automaattisesti tapahtumasarjaksi. Voit tarkastella ja hallita kaikkia sarjoja Tapahtumat-sivun Tapahtumasarjat-välilehdellä.

Mitä näet

Tapahtumasarjaluettelo näyttää:

Nimi ja tapahtumatyyppi (kansikuvineen, jos asetettu)
Tapahtumien määrä — jäljellä olevat vs. kaikki yhteensä (vie hiiri päälle nähdäksesi tarkat luvut)
Sarjan ajanjakso — päivämääräväli ensimmäisestä viimeiseen esiintymään
Kuvaus, Ohjaaja, Hinta per osallistuja ja Näkyvyys

Oletuksena luettelo näyttää vain aktiiviset ja käynnissä olevat sarjat (sarjat, joissa on vähintään yksi tuleva tapahtuma). Käytä suodatinpainiketta muuttaaksesi raja-päivämäärää ja nähdäksesi vanhemmat sarjat.

Sarjan tietojen tarkastelu

Klikkaa mitä tahansa riviä avaat sarjan tietopaneelin. Siinä on kaksi välilehteä:

Tiedot — koko sarjan konfiguraatio: osallistujarajat, hinnoittelu, tapahtumatyyppi, sijainti, näkyvyys, ohjaaja, kuvaus ja kansikuva.
Tapahtumat — listaa kaikki sarjaan kuuluvat yksittäiset tapahtumat.

Sarjan muokkaaminen

Klikkaa Muokkaa sarjaa tietopaneelissa päivittääksesi sarjan asetukset.

Tärkeää: Sarjaan tehdyt muutokset otetaan käyttöön kaikissa tulevissa tapahtumissa. Ne korvaavat kaikki yksittäisiin tapahtumiin aiemmin tehdyt muutokset. Menneitä tapahtumia muutokset eivät koske.

👤 Ohjaajat

Ohjaajia hallitaan kohdasta Asetukset → Työntekijät ja palvelut → Työntekijät. Luotuasi ohjaajan voit liittää sen mihin tahansa tapahtumaan tapahtuman luomisen vaiheessa 2.

Ohjaajan luominen

Siirry kohtaan Asetukset → Työntekijät ja palvelut → Työntekijät ja klikkaa "Luo työntekijä" lisätäksesi uuden ohjaajan. Ohjaajalle voidaan syöttää:

Nimi — ohjaajan näyttönimi, joka näkyy tapahtumasivulla
Kuva — profiilikuva, joka näytetään ohjaajan nimen yhteydessä
Bio — lyhyt kuvaus ohjaajan taustasta tai osaamisesta

Ohjaajat luodaan manuaalisesti, eikä niitä ole linkitetty Thril-käyttäjätileihin.

⚙️ Tapahtuma-asetukset

Liikuntapaikan tapahtumakohtaiset asetukset löytyvät kohdasta Asetukset > Tapahtumat. Nämä asetukset koskevat kaikkia liikuntapaikan tapahtumia.

Erottele tunnit tapahtumista

Kun tämä on käytössä, tunnit näytetään erillisessä "Tunnit"-välilehdessä mobiili- ja verkkosovelluksessa, kun taas tavalliset tapahtumat pysyvät "Tapahtumat"-välilehdellä. Hyödyllinen asetus, jos liikuntapaikallasi järjestetään säännöllisiä ryhmäliikuntatunteja tai muita ohjattuja ryhmiä yksittäisten tapahtumien ohella.

Salli tapahtuman maksut ennen vahvistumista

Kun tämä on käytössä, asiakkaat voivat maksaa tapahtumaan osallistumisensa ennen kuin tapahtuma on vahvistettu. Asiakkaita ei pakoteta maksamaan heti. Asetus ainoastaan mahdollistaa välittömän maksun heti ilmoittautumisen jälkeen, jos asiakas haluaa.

Kun asetus on käytössä ja tapahtumaan on liitetty sarjakortteja, asiakkaille, joilla on sarjakortti käytettävissä, näkyy "Osallistu ja käytä sarjakorttia" -painike. Painiketta klikkaamalla avautuu vahvistusnäkymä, jossa asiakas voi valita haluamansa sarjakortin (jos käytettäviä kortteja on useampi) ja vahvistaa osallistumisensa — liittyminen ja maksaminen tapahtuvat yhdellä kertaa.

Osallistuminen edellyttää maksua

Kun tämä on käytössä, osallistuminen vahvistetaan vasta onnistuneen maksun jälkeen. Sen sijaan, että asiakas liittyisi tapahtumaan maksutta ja maksaisi myöhemmin, hänen on suoritettava maksu heti paikan varmistamiseksi.

Keskeiset toiminnot:

Jos asiakas maksaa, mutta paikkoja ei ole saatavilla maksun käsittelyn hetkellä, koko summa palautetaan automaattisesti ja asiakkaalle lähetetään ilmoitus.
Jos tapahtumassa on jonotuslista käytössä, maksua ei vaadita jonoon liittymiseen, eikä asetus vaikuta käyttäjien automaattiseen siirtymiseen jonosta tapahtumaan, kun paikka vapautuu.
Asetus koskee vain maksullisia tapahtumia.

✉️ Automaattiset osallistumissähköpostit

Kun osallistujan paikka vahvistetaan, Thril lähettää hänelle automaattisesti vahvistussähköpostin. Sähköposti sisältää:

Tapahtuman nimi
Päivämäärä ja kellonaika
Urheilupaikan nimi ja osoite
"Katso tapahtuma" -painike, joka vie suoraan tapahtumasivulle

Jos osallistujalla on avoin maksu, sähköposti sisältää myös muistutuksen avata Thril ja maksaa osallistumismaksu ennen tapahtuman alkua.

Osallistujat, jotka ovat poistaneet sähköposti-ilmoitukset käytöstä tiliasetuksissaan, eivät saa tätä sähköpostia.

✅ Parhaat käytännöt

Lisää aina selkeä nimi ja kuvaus tapahtumalle
Hyödynnä ilmoittautumisen päättymisajankohtia hallitaksesi viime hetken ilmoittautumisia
Aseta muistutukset riittävän aikaisin osallistumisen varmistamiseksi
Käytä näkyvyysasetuksia hallitaksesi, kuka löytää ja voi liittyä tapahtumaan
Kilpailullisissa tapahtumissa aseta osallistujarajat ja salli jonotuslista
Käytä "Osallistuminen edellyttää maksua" -asetusta kysytyissä tapahtumissa, joissa haluat minimoida poisjäännit ja varmistaa, että vain sitoutuneet, maksaneet osallistujat varaavat paikkoja

Tällä sivulla